1. Adatkezelő neve és elérhetőségei
Adatkezelő: Miszterek Fix Korlátolt Felelősségű Társaság (a továbbiakban: Adatkezelő vagy Szolgáltató).
Székhely: 2600 Vác, Dózsa György út 68. 2. · Adószám: 27810929-2-13 · Cégjegyzékszám: 13-09-219548 · Email: [email protected].
Adatvédelmi tisztviselőt az Adatkezelő nem jelölt ki. Adatvédelmi kérdésekben az [email protected] címen érhető el.
2. A kezelt adatok köre
Fiók- és cégadatok: cégnév, székhely, adószám, cégjegyzékszám, számlázási cím, a kapcsolattartó neve, email címe és telefonszáma. A webes felületre a Next-család közös fiókjával (NextID, id.next-soft.hu) lehet belépni: a NextID-fiók adatairól — így a belépési jelszóról — a NextID adatkezelési tájékoztatója szól, a cégadatokat a nextraktár a NextID-ből veszi át. Az asztali program gépjelszavát csak hashelve tároljuk, az eredeti jelszót nem ismerjük.
Használati adatok: belépések időpontja, IP cím, a böngésző azonosító adatai (user agent) és session-azonosítók, a műveleti napló (ki, mikor, milyen módosítást végzett), valamint a kiküldött rendszerlevelek naplója (címzett, tárgy, időpont) — biztonsági, csalás-elhárítási és bizonyítási célból.
Üzleti adatok: a program teljes üzleti adatbázisa — a terméktörzs, a partnerek, az eladások és a készletmozgások — a felhasználó saját számítógépén (a Főgépen) tárolódik. A felhős funkciók működéséhez ebből a szervereinkre az alábbiak kerülnek: a beosztás, az üzenőfal és a feladatok (a munkatársak nevével), a leltár és a készletszámlálás adatai (a rögzítő munkatárs azonosítójával), a bevételezések (a szállító nevével), a termékmódosítási kérések, az összesített riportok (napi forgalom, legnépszerűbb termékek, pénztár- és készletérték-összesítő — ezek személyes adatot nem tartalmaznak), valamint a kapcsolódó gépek és telephelyek adatai (gépnév, programverzió). Ezekben adatfeldolgozóként járunk el a felhasználó nevében. Hibaelhárításkor — a felhasználó engedélyével, távoli hozzáféréssel — a Főgépen tárolt adatokhoz is hozzáférhetünk, kizárólag a szükséges mértékben.
Vevőadatok a NAV adózói nyilvántartásából: ha a felhasználó a program vevő-adatlapján a „Kitöltés a NAV-ból” gombot megnyomja, a program a beírt adószám törzsszáma (első nyolc számjegye) alapján lekérdezi a Nemzeti Adó- és Vámhivatal adózói nyilvántartásából a vevő nevét, székhelyét és teljes adószámát, és ezekkel kitölti az adatlap üres mezőit. A lekérdezés a felhasználó saját NextBill-fiókján keresztül, ennek hiányában a felhasználó saját NAV Online Számla-kapcsolatával történik: a szervereinken nem halad át, és a vevőről a törzsszámon kívül semmit nem továbbít. A kitöltött adatok mentés után a Főgépen tárolódnak. Egyéni vállalkozó vevőnél a név és a székhely személyes adat; ennek adatkezelője a felhasználó (a bolt), a program ebben a felhasználó utasítására működik.
Webes leltár: ha a felhasználó használja a telefonos leltár-funkciót, átmenetileg tároljuk a felismeréshez szükséges terméklistát (vonalkód, megnevezés, mennyiségi egység, készletszám — ár és partneradat nélkül), a beütött leltár-tételeket, valamint a tételt rögzítő munkatárs email címét. Ebben adatfeldolgozóként járunk el a felhasználó nevében; a feltételeket az ÁSZF adatfeldolgozási szakasza tartalmazza.
AI-asszisztens (chat): a weboldal chatablakába beírt kérdéseket a válasz elkészítéséhez továbbítjuk az Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok) szolgáltatásának. A kérdést és a rá adott választ — a kérdezés idejével, annak a lapnak a címével, ahol a kérdés elhangzott, és egy beszélgetés-azonosítóval — a Next-család közös ügyfélkezelő rendszerében (next-soft.hu) rögzítjük. Ha be vagy jelentkezve, a bejegyzéshez a fiókod azonosítóját, email címét, nevét és cégnevét is hozzárendeljük. Ha nem vagy bejelentkezve, az első kérdés előtt a chat elkéri, hogyan szólíthat (egy általad választott keresztnév vagy becenév elég, nem kell a teljes neved), és az email címedet; ezeket, valamint egy, az IP-címedből titkos kulccsal képzett álnevesített azonosítót rendeljük a bejegyzéshez (magát az IP-címet nem tároljuk). A nevet azért kérjük, hogy a válasz ezen a néven szólíthasson meg, az email címet azért, hogy lássuk, ki kérdezett, és a kérdéseddel kapcsolatban felvehessük veled a kapcsolatot (ügyfélszolgálat; marketingcélra nem használjuk). Név, email cím és egy kötelező jelölőnégyzet („Hozzájárulok a megadott adataim kezeléséhez, és elfogadom az adatkezelési tájékoztatót”) nélkül bejelentkezés nélkül nem lehet kérdezni. A név és az email cím kezelésének jogalapja ez a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) a), amelyet bármikor visszavonhatsz az [email protected] címen — ekkor a nevet és az email címet a kérdés-naplóból töröljük; a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti. Bejelentkezés nélkül óránként és naponta korlátozott számú kérdést tehetsz fel (a számlálás csak a szerver memóriájában történik). Az Anthropic felé csak a beírt üzenet és a megszólításhoz megadott név jut el; az email címed és a fiókadataid nem. A beszélgetést — és a megadott nevet, email címet — a böngésződ munkamenet-tárolójában (sessionStorage, „nextchat:” kezdetű kulcsokon) tartjuk a munkamenet végéig; a chat sütit nem helyez el. Élő előfizetéssel a chat a felhasználói kézikönyvből is válaszol. Kérünk, hogy a chatbe ne írj személyes vagy üzleti titkot — a kérdés megválaszolásához erre nincs szükség.
Robotellenőrzés (Cloudflare Turnstile): a nyilvános űrlapok (kapcsolat, demó- és ajánlatkérés) beküldésekor a Cloudflare, Inc. automatizált ellenőrzést végez annak megállapítására, hogy nem robot küldi az űrlapot. Ehhez a Cloudflare kezeli a látogató IP címét, böngészőjének technikai adatait és a böngészőben elhelyezett saját azonosítóját.
Kapcsolatfelvétel, demó- és ajánlatkérés: a nyilvános űrlapokon megadott név, email cím, telefonszám (nem kötelező), a megkeresés tárgya és szövege, a kért időpont, valamint ajánlatkérésnél az összeállított csomag. Az űrlapot az [email protected] postafiókba továbbítjuk, a megkeresést a Next-család közös ügyfélkezelő rendszerében (next-soft.hu) rögzítjük, és a beküldőnek visszaigazoló levelet küldünk.
Hibabejelentés: a fiókba belépve tett hibabejelentésnél a bejelentő email címe (kapcsolattartó esetén a neve is), a cégnév, a hiba leírása, a megadott telefonszám és a csatolt képernyőképek. A bejelentést a Next-család közös ügyfélkezelő rendszerébe továbbítjuk; a képeket a sikeres továbbítás után a saját szerverünkről töröljük. Az asztali program hibajelentése a programverziót, az operációs rendszert, a hibaüzenetet és a program naplójának utolsó részletét tartalmazza.
Hűségkártya-igénylés: ha egy bolt a nextraktár hűségkártya-funkcióját használja, a vásárlói által az igénylőlapon megadott nevet, telefonszámot, (nem kötelezően) email címet és az igénylés IP címét a bolt nevében, adatfeldolgozóként kezeljük; az adatokat a bolt programja is átveszi. Ezeknek az adatoknak az adatkezelője a bolt.
Az ÁSZF elfogadásának rögzítése: az elfogadó email címe, az elfogadás időpontja és IP címe, valamint az elfogadott ÁSZF változata.
Fizetési és számlázási adatok: bankkártya-adatot nem kérünk és nem kezelünk — kártyaszámot, CVC-t és lejárati dátumot sem tárolunk, mert az előfizetés díját a felhasználó átutalással, a Szolgáltató által kiállított számla alapján fizeti. A számlázáshoz a cégadatokat (cégnév, székhely, adószám), a számlázási címet, a számla tételeit és összegét, valamint a beérkezett átutalás banki azonosító adatait (utaló számlaszám, közlemény, jóváírás dátuma) kezeljük.
3. Az adatkezelés célja és jogalapja
Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b): a regisztrációs adatokat és a webes leltár adatait azért kezeljük, hogy a szolgáltatást a megrendelt előfizetés szerint biztosítsuk.
Jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c): a számlázási és cégadatokat, valamint a kiállított számlákat a számviteli és adójogi előírások teljesítése érdekében kezeljük.
Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f): a használati adatokat (login időpontok, IP) biztonsági célból, csalás-elhárításra és visszaélések kivizsgálására kezeljük. Ugyanezen a jogalapon működik az űrlapok robotellenőrzése (visszaélés- és spam-megelőzés), valamint az AI-asszisztens üzeneteinek továbbítása és rögzítése (a látogató által kezdeményezett kérdés megválaszolása, a válaszok minőségének javítása és az ügyfélszolgálat).
Az új adatkörök jogalapja: a kapcsolatfelvételi, demó- és ajánlatkérő űrlap adatait az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a), ajánlatkérésnél a szerződéskötést megelőző lépések (6. cikk (1) b) alapján; a hibabejelentéseket a szerződés teljesítése (6. cikk (1) b) keretében; az ÁSZF elfogadásának rögzítését, a műveleti naplót és az asztali program hibajelentéseit jogos érdekünk — a szerződés létrejöttének és a műveleteknek a bizonyítása, illetve a program hibáinak javítása — alapján (6. cikk (1) f) kezeljük.
Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a): marketing tartalmú emaileket csak külön opt-in nyilatkozat alapján küldünk; a hozzájárulás bármikor visszavonható. Hozzájáruláson alapul az AI-asszisztens űrlapján bejelentkezés nélkül megadott név és email cím kezelése is (lásd fent); visszavonáskor a kérdés-naplóból töröljük őket. Szintén hozzájáruláshoz kötött minden, a működéshez nem feltétlenül szükséges süti és látogatottság-mérés — erről a Cookie-tájékoztató szól.
4. Az adatok megőrzési ideje
Az aktív előfizetés teljes ideje alatt az érintett regisztrációs adatait tároljuk a folyamatos szolgáltatás-nyújtás érdekében. Az előfizetés megszűnése után a fiók- és cégadatokat, valamint a szervereinkre került üzleti adatokat (beosztás, üzenőfal, feladatok, bevételezés, riportok, gépadatok, hűségkártya-igénylések) a megszűnést követő 1 év elteltével töröljük — kivéve azokat, amelyekre az alábbiak szerint más megőrzési idő vonatkozik.
A webes leltár adatait (terméklista-másolat, leltár-tételek) az előfizetés megszűnését követő 30 napon belül töröljük.
Lemondás után a számviteli és adójogi szabályok miatt (Sztv. 169. §) a számlázáshoz kapcsolódó adatokat 8 évig őrizzük; egyéb adatok ettől eltérő, rövidebb határidővel törölhetők kérelemre.
Az ÁSZF elfogadásának rögzítését a szerződés megszűnését követő 5 évig (az általános elévülési idő végéig) őrizzük. A kapcsolatfelvételi és ajánlatkérő űrlap adatait a megkeresés lezárásáig — ha abból szerződés jön létre, a szerződés szerinti ideig — kezeljük, a hozzájárulás visszavonása esetén töröljük. A hibabejelentéseket és a műveleti naplót az előfizetés fennállása alatt és a megszűnését követő 5 évig őrizzük.
A szervereinken tárolt adatokról biztonsági mentés nem készül. A program üzleti adatbázisa a felhasználó saját gépén (a Főgépen) van; annak mentése a felhasználó feladata, amelyet a program beépített, ütemezhető mentése segít.
Az AI-asszisztensnek feltett kérdéseket, a válaszokat és a mellettük rögzített nevet és email címet a rögzítéstől számított 1 évig őrizzük, utána automatikusan töröljük; a nevet és az email címet a hozzájárulás visszavonásakor ennél korábban is. A választ előállító szolgáltató (Anthropic PBC) a saját adatfeldolgozási feltételei szerint, visszaélés-vizsgálati célból átmenetileg megőrizheti az üzeneteket; a szolgáltatást úgy vesszük igénybe, hogy azokon a modell tanítása ne történjen.
5. Adatfeldolgozók
A szolgáltatás biztosítása érdekében az alábbi adatfeldolgozók közreműködését vesszük igénybe; mindegyikkel adatfeldolgozói szerződés, illetve az adott szolgáltató adatfeldolgozási feltételei vannak érvényben.
DeploysApp (Magyarország) — hosting, szerverüzemeltetés. NextBill (Magyarország) — számlakiállítás és NAV Online Számla továbbítás (csak ha a tenant aktiválja).
Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok) — a weboldal AI-asszisztensének válaszait készíti el. Csak a chatablakba beírt üzenetek jutnak el hozzá; regisztrációs, számlázási és leltár-adat nem. Cloudflare, Inc. (Amerikai Egyesült Államok) — az űrlapok robotellenőrzése (Turnstile). GitHub, Inc. (Amerikai Egyesült Államok) — az asztali program hibajelentéseinek nyilvántartása.
Adattovábbítás harmadik országba: a fenti három szolgáltató az Európai Unión kívül (az Egyesült Államokban) működik. Az adattovábbítás jogi garanciáját az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC), illetve a szolgáltatók adatfeldolgozási feltételei biztosítják. Aki nem kíván ilyen adattovábbítást, ne használja a chatablakot; az űrlapok helyett pedig írhat közvetlenül az [email protected] címre vagy hívhat minket.
Fizetési szolgáltatót (bankkártya-feldolgozót) nem veszünk igénybe: az előfizetés díját a felhasználó átutalással fizeti, így fizetési adat harmadik fél feldolgozóhoz nem kerül. Az átutalás a Szolgáltató számlavezető bankján keresztül történik, amely a saját jogán, önálló adatkezelőként jár el.
A tranzakciós emailek (jelszó-emlékeztető, számla értesítés) küldésére saját üzemeltetésű, magyarországi Postfix SMTP relay-t használunk a DeploysApp infrastruktúráján.
6. Az érintett jogai
A GDPR alapján az érintett kérheti az adataihoz való hozzáférést, helyesbítést, törlést (az elfeledtetéshez való jogot), az adatkezelés korlátozását, az adathordozhatóságot, továbbá tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
Kéréseket az [email protected] címre lehet küldeni; a válaszadási határidő legkésőbb a kérelem kézhezvételétől számított 30 nap. A hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél a hozzájárulás bármikor visszavonható; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.
Ahol adatfeldolgozóként járunk el (a felhasználó munkatársainak és vásárlóinak adatai), ott az adatkezelő a felhasználó: az ilyen kérelmeket hozzá kell intézni, mi pedig segítjük a teljesítésükben.
Panaszjog: az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat. Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. · Telefon: +36 1 391 1400 · Web: naih.hu.
Bírósági jogorvoslat: az érintett jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat (GDPR 79. cikk, Infotv. 23. §); a pert — az érintett választása szerint — a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.
8. További tájékoztatás
Az adatszolgáltatás kötelező jellege. A fiók- és cégadatok megadása a szerződés megkötésének feltétele, a számlázási adatok kezelését jogszabály írja elő; ezek nélkül a szolgáltatást nem tudjuk nyújtani. A kapcsolatfelvételi űrlap kitöltése és a chat használata önkéntes.
Automatizált döntéshozatal és profilalkotás nem történik.
Adatbiztonság. Az adatátvitel titkosított csatornán történik, a hozzáférés szerepkörökhöz és egyedi, visszavonható kulcsokhoz kötött, és a műveleteket naplózzuk.
9. Kapcsolat
Adatvédelmi kérdésekben az Adatkezelő közvetlenül elérhető az [email protected] címen. Általános ügyfélszolgálati kérdésekben ugyanez a cím használható.
Adatkezelő: Miszterek Fix Korlátolt Felelősségű Társaság, székhely: 2600 Vác, Dózsa György út 68. 2., adószám: 27810929-2-13, cégjegyzékszám: 13-09-219548.
A jelen tájékoztató kiegészíti az ÁSZF-et; a két dokumentumot együtt kell értelmezni.