Miért nem elég „visszaadni a pénzt”?
A bolti visszáru látszólag egyszerű: a vevő hozza a terméket, te adod a pénzt. De az eladáskor három dolog történt – a készlet csökkent, a kassza nőtt, egy bizonylat készült –, és a visszárunak mindhármat vissza kell fordítania. Ha csak a pénz megy vissza, a készletnyilvántartás szerint a termék még eladva van, miközben a polcon áll: ez a leltárnál többletként jelenik meg, és senki nem érti, honnan. Ha csak a készlet kerül vissza, a kassza a napi zárásnál hiányt mutat. A visszáru tehát nem egy mozdulat, hanem egy fordított irányú eladás, és ugyanolyan gondosan kell rögzíteni.
A visszáru rögzítése: az eredeti bizonylatból
A legbiztosabb visszáru az, amelyik az eredeti eladásból indul: megkeresed a bizonylatot – a nyugta vagy számla alapján –, kijelölöd, mit hoz vissza a vevő, és a rendszer ebből csinálja a visszárut. Így a termék, az ár és a fizetési mód mind az eredetiből jön: nem lehet más árat visszaadni, mint amennyit fizetett, és a termék pontosan az kerül vissza a készletbe, ami elment.
Ha a vevőnek nincs bizonylata, a döntés a boltvezetőé: elfogadod-e, és milyen áron. Ilyenkor a visszárut bizonylat nélkül rögzíted – de rögzíted, mert a készletnek attól még tudnia kell, hogy egy termék bejött.
Mi történik a készlettel?
A visszahozott termék vagy eladható újra, vagy nem. Ha igen, visszakerül a készletbe, a saját cikkszámára, és a polcra. Ha nem – sérült, bontott, lejárt –, akkor is rögzíteni kell, hogy bejött, és utána selejtként kivezetni: a készletnyilvántartásnak tudnia kell, hogy megjött, és azt is, hogy nem eladható. Ez az a lépés, ami a leggyakrabban kimarad: a sérült visszáru „félre kerül” egy dobozba, és se a készletben, se a selejtben nem szerepel.
A csere két mozdulat
A csere nem egy művelet, hanem egy visszáru és egy új eladás. Ha a vevő ugyanazt a terméket másik méretben viszi, a rendszer szerint az egyik visszajött, a másik elment – akkor is, ha pénz nem mozgott. Ha ezt egy „csere” gombbal egyben intézed, az rendben van, amíg a háttérben a két mozgás megtörténik. Ha kézzel csak a polcon cseréled, a készlet két helyen lesz rossz.
Mi történik a pénzzel?
A visszafizetés módja kövesse az eredeti fizetési módot: ami készpénzben jött, készpénzben megy vissza; ami bankkártyával, azt a kártyás terminálon keresztül kell visszatéríteni. Ez nem szőrszálhasogatás: a napi zárásnál a készpénzes és a kártyás forgalmat külön egyezteted, és egy készpénzben visszaadott kártyás vásárlás mindkét oldalon hibát csinál. Ha a pénz mégis más úton megy vissza, mint ahogy jött, azt a zárásnál tudnod kell – különben a különbözetet fogod keresni.
Cserénél, ha árkülönbözet van, csak a különbözet mozog – a bizonylaton mindkét tétel szerepel, a végösszeg a különbség.
A bizonylat
A visszáruról bizonylat készül, amely az eredetire hivatkozik, és negatív előjellel tartalmazza a visszahozott tételeket. Ez az, ami a napi zárásban megjelenik, és ez az, ami a könyvelőnek elmondja, miért kevesebb a napi forgalom, mint a nyugták összege. Ha a visszáru számlás eladásból jött, a bizonylat egy helyesbítő számla lesz: ezt a számlázó állítja ki, de a kassza indítja.
A napi zárásban
A napi zárásnál a visszárunak is látszania kell: hány tétel, mekkora összeg, milyen fizetési módban. Ha nem látszik, a zárás összege és a nyugták összege eltér, és a különbség keresésével telik az este. Ha megvan, a visszáru nem különbözet, hanem egy megmagyarázott tétel.
A nextraktárban így működik:
- A visszáru az eredeti bizonylatból indul, tételenként: kijelölöd, mit hoz vissza a vevő, és a termék eladhatóként visszakerül a készletbe. Ha sérült, utána külön selejtként vezeted ki.
- Számlás eladásnál a visszáru után a program a helyesbítő számlát is elküldi a számlázónak.
- A visszafizetést a program készpénzes kifizetésként rögzíti, akkor is, ha az eredeti vásárlás kártyás volt. Ha a pénzt a terminálon térítetted vissza, a zárásnál ekkora többletet fogsz látni, ezért ezt aznap jegyezd fel. A Z-jelentésen a visszáru a kifizetések között szerepel, nem külön sorban.
- Bizonylat nélküli visszárut a kasszán negatív tételként rögzíthetsz. Ugyanígy intézhető a csere is egyetlen blokkon: a visszahozott termék negatív, az új pozitív sorként kerül a kosárba, és csak a különbözet mozog.
Röviden
A visszáru fordított eladás: készlet vissza, pénz vissza, bizonylat mindkettőről. Az eredeti bizonylatból indítsd. A sérült visszáru is bevételezés, csak selejtbe. A csere = visszáru + eladás. A pénz lehetőleg az eredeti módon menjen vissza, és ha nem, jegyezd fel. A zárásnál a visszáru legyen megmagyarázott tétel.