A probléma
Két készlet, egy raktár
A bolt és a webshop külön-külön általában jól működik. A baj ott kezdődik, hogy a polcon és a webshopban ugyanaz az áru van, a nyilvántartás viszont kettő. Ami reggel elfogyott a boltban, az délután még megrendelhető online.
Ilyenkor vagy visszamondasz egy rendelést — ami a legrosszabb, amit egy vásárlóval tehetsz —, vagy biztonsági tartalékot tartasz mindkét oldalon, és ezzel pénzt kötsz le fölöslegesen.
A kézi szinkron nem megoldás, hanem napi robot: valaki minden este átvezeti a változásokat, és amit elfelejt, az másnap hibaként jön vissza. Ez a munka ráadásul pont akkor marad el, amikor a legnagyobb a forgalom — vagyis amikor a legtöbbet ártana.
Kétirányú szinkron
A WooCommerce és a bolt ugyanazt a készletet látja
A nextraktár kétirányú termék- és készletszinkront tart a WooCommerce-szel. Ha a boltban elfogy az utolsó darab, a webshopban is elfogy; ha online megy el, a bolti készlet csökken. Nem neked kell átvezetni, és nem is este, hanem ütemezetten, magától.
A termékadatok is együtt mozognak: a név, az ár és a készlet egy helyről jön, tehát nincs olyan, hogy a webshopban még a régi ár van kint, mert valaki elfelejtette átírni. Egy termék, egy igazság.
Ez az a funkció, ami miatt a legtöbb bolt egyáltalán rendszert vált: nem az árukészlet nagysága a gond, hanem hogy két helyen kell ugyanazt karbantartani.
A rendelés beesik
Az online rendelés is a rendszerbe kerül
A webshopban leadott rendeléseket a program beimportálja, tehát nem egy külön felületen kell utánuk menni. Ugyanott látod őket, ahol a bolti forgalmat, és ugyanabból a készletből fogynak.
Ettől lesz értelme a napi kimutatásnak is: a bevétel a két csatorna együttese, nem két külön szám, amit fejben kell összeadni a hónap végén.
A készlet oldaláról nézve ez a fontos: az online rendelés ugyanúgy fogyaszt, mint egy bolti vásárlás. Nincs olyan állapot, amikor a webshop már eladta, a bolti nyilvántartás viszont még nem tud róla — és fordítva sem.
Leltár
A leltár telefonnal is megy, nem papírral
Két csatornánál a leltár nem évi egyszeri esemény, hanem az egyetlen dolog, ami visszahozza a rendszert a valósághoz. Ha ehhez papírt kell nyomtatni és utána begépelni, akkor ritkán lesz megcsinálva — és minél ritkábban van, annál nagyobb az eltérés, amit egyszerre kell lenyelni.
A nextraktárban a leltározás telefonról is végezhető: végigmész a polcokon, olvasod a vonalkódokat, a program pedig mutatja, hol tér el a nyilvántartás a valóságtól. Nem kell külön eszközt venni hozzá.
A lényeg nem a technológia, hanem a gyakoriság: ha a leltár egy órás munka és nem egy egész vasárnap, akkor tényleg meg is csinálod.
Számla és NAV
A bizonylat mindkét csatornán ugyanúgy készül
A beépített számlázóval a kimenő számla a programban készül el, és innen megy a NAV Online Számla felé — külön fiók és külön belépés nélkül. Ha van saját Számlázz.hu-fiókod, a beállításnál arra is átkapcsolhatod a számlakiállítást.
A bejövő oldal sincs magadra hagyva: a NAV-kapcsolaton keresztül a beérkező számlák lekérdezhetők, a könyvelőnek pedig egy exportálható csomag készül a nyugtákból és a számlákból.
Ez azért számít kétcsatornás boltnál, mert a bizonylatok fele online keletkezik, a másik fele a pult mögött. Ha ez két külön rendszerben áll, akkor a könyvelés is két külön munka — és a hónap eleje mindig ugyanazzal a keresgéléssel indul.
Foglalt készlet
Amit online megvettek, az a boltban már nem eladható
A kétcsatornás működés legkínosabb pillanata az, amikor a webshopban leadott rendelést még nem vitte el a futár, a pult mögött viszont valaki eladja ugyanazt az utolsó darabot. A készlet papíron stimmelt — csak épp két helyre volt ígérve.
Ezért a beérkező rendelés tétele foglalt készletbe kerül: fizikailag még a polcon van, de a program tudja, hogy el van kelve, és a kasszán már nem kínálja szabadon eladhatóként. A foglalás akkor oldódik fel, amikor a rendelés teljesül vagy törlöd.
A különbség egy sor a képernyőn, a következménye viszont az, hogy nem kell rendelést visszamondanod — ami kétcsatornás boltnál a legdrágább hiba.
Átállás
Nem nulláról kezded
A rendszerváltás legnagyobb félelme nem az ár, hanem hogy közben áll a bolt. Ezért az átállást nem egy hétvégére időzítjük: az induláskor a meglévő nyilvántartásod mellett fut a program, és csak akkor váltasz élesre, amikor a készlet és a terméklista már stimmel.
A bemutatón végignézzük, milyen formában van meg ma a terméklistád, és mi az, ami ebből áthozható — nem egy általános prezentációt tartunk, hanem a te adataidról beszélünk.
A kasszához nem kell külön hardvert venni: Windows 10 vagy 11 fut rajta, és a meglévő vonalkód-olvasóddal is elindulsz.
Nézd meg a saját termékeiddel
Rakd össze a csomagod az árkalkulátorban, és kérj rá ajánlatot. Ha van már WooCommerce-webshopod, a bemutatón megnézzük együtt, hogyan állna rá a készleted.