Egy vegyesboltban a pénztárgép évek óta a pulton áll, és a dolgát rendben elvégzi: kiadja a nyugtát, és elküldi az adatokat az adóhatóságnak. Ami viszont nincs meg, az a kép a készletről. Hogy a sörből mennyi maradt a raktárban, hogy a múlt heti akciós termék elfogyott-e, hogy a hűtőben mennyi pénz áll – ezt a pénztárgép nem mondja meg, és nem is erre készült.
Ezért sok kisbolt nem egy teljes ügyviteli rendszert keres, hanem egy naprakész készletnyilvántartást. Ebben a cikkben azt mutatjuk meg, hogyan néz ki ez a gyakorlatban, mi kell hozzá, és – legalább ilyen fontos – mi az, ami nem kell.
Mi kell hozzá, és mi nem
A naprakész készlethez négy dolog kell: tudni, mi jött be, mi ment ki, mi van most a polcon, és időnként ellenőrizni, hogy a három stimmel-e. Ez mind az alapdíjban van:
- Terméklista vonalkódokkal – egy terméknek több vonalkódja is lehet.
- Bevételezés: a beérkező árut kézzel veszed fel, a szállítólevél vagy a számla alapján.
- Eladás a kasszán: minden eladott tétel azonnal lekerül a készletről.
- Leltár, akár telefonnal is, a telefon kamerájával olvasva a vonalkódot.
- Készletérték, forgalmi kimutatás és napi zárás.
Ami ehhez NEM kell: NAV Online Számla kapcsolat, számlázó program, webshop, és egyetlen fizetős modul sem. Számlázót csak akkor kötsz be, ha a boltodban számlát is állítasz ki – a készletkezeléshez nincs rá szükség.
A nextraktár nem pénztárgép
Ezt érdemes tisztán látni: a nyugtát továbbra is a saját online pénztárgéped adja, és az küldi az adóhatóságnak. A nextraktár kasszájának blokkja nem adóügyi bizonylat. A program nem váltja ki a pénztárgépet, hanem mellette dolgozik – arról, hogy a tevékenységedhez milyen pénztárgép kell, a pénztárgépes cikkünkben írunk.
Így néz ki egy nap
Reggel megjön az áru. A szállítólevél alapján bevételezed: megkeresed a terméket – vonalkóddal a leggyorsabb –, beírod a mennyiséget és a beszerzési árat. A készlet ettől a pillanattól tudja, hogy az áru megérkezett.
Napközben minden vásárlást a nextraktár kasszáján ütsz be: vonalkód, mennyiség, fizetés. Ettől fogy a készlet, tételesen. Ugyanennek a vásárlásnak a nyugtáját a pénztárgépen adod ki. A programban beállítható, hogy online pénztárgép mellett dolgozol: ilyenkor a kassza blokkján az áfa-összesítő mellett ott a pénztárgép gyűjtőbetűje is, így gyorsabb átütni, és utólag is ellenőrizhető, mi hova került.
Este a napi zárással összeveted a kasszát a valósággal. Hetente egyszer pedig egy polcsort leltározol a telefonoddal: ha valahol eltérés van, az kicsi, és még friss – nem egy év múlva derül ki.
Mit ad a naprakész készlet
- Látod, mi fogy és mi áll. Az álló áru a polcon lekötött pénz – a forgás alapján el tudod dönteni, mit ne rendelj újra.
- Rendelésnél nem érzésre dolgozol: a készlet és az eladások alapján látszik, miből mennyi kell a következő szállításig.
- Tudod, mennyit ér a készleted – bármelyik nap, nem csak az év végi leltár után.
- A leltár rövid lesz, mert a nyilvántartás és a polc nem távolodik el egymástól hónapokig.
- Ha több kolléga áll a pultnál, mindenki saját belépéssel dolgozik, és a napló mutatja, ki mit csinált.
Őszintén: a kettős beütés munka
Nem szépítjük: ebben a felállásban minden vásárlást két helyen rögzítesz – a kasszán a készlet miatt, a pénztárgépen a nyugta miatt. Egy gyakorlott kasszásnak ez másodpercek kérdése, de munka, és csúcsidőben érezhető.
Hogy megéri-e, az azon múlik, mennyit ér neked a pontos készlet. Ha most a rendelést fejből intézed, az év végi leltár egy teljes nap, és rendszeresen kiderül, hogy valami elfogyott, amiről nem tudtál, akkor a kettős beütés ára általában megtérül. Ha a boltod kicsi, és a polcot egy pillantással átlátod, lehet, hogy nem.
Ha később több kell
Az alapdíjjal indulni nem zsákutca. Ha a bolt nő, a többit akkor kapcsolod be, amikor szükség van rá, és a meglévő adataid maradnak:
- Automata bevételezés modul: a szállítói számlából tölti be a tételeket, gépelés nélkül – a számlát a NAV-ból vagy a NextBillből húzza le, vagy NAV Online Számla XML-fájlból olvassa be.
- Számlázás: ha cégeknek is adsz el, a kasszából a NextBill-lel számlázhatsz. A NextBill bekötése díjtalan, a havidíja külön fizetendő – NextRaktár-előfizetőknek kedvezménnyel. Ha a Számlázz.hu-t vagy a Billingót használnád, azt a Számlázó bekötés modul köti be.
- Webshop-integráció modul: ha online is árulsz, a program a bolti készletből tölti a webshopot – a beállított időközönként, nem valós időben.
A modulok díját az árlapon látod, és a kalkulátorral összerakhatod, mennyi lenne nálad. Ha csak a készletet akarod rendben tartani, az alapdíj önmagában elég.