A kérdés majdnem mindig ugyanabban a formában érkezik: „ha veszek egy kasszaprogramot, akkor nem kell pénztárgép?” A rövid válasz az, hogy a kettőnek külön dolga van, és az egyik nem váltja ki a másikat. A hosszabb válaszra érdemes öt percet szánni, mert a döntés pénzbe kerül.
Mi az online pénztárgép
Az online pénztárgép egy hatóságilag hitelesített eszköz. Nem attól az, hogy pénzt kezel, hanem attól, hogy típusengedélye van, zárt egységet tartalmaz, és a benne keletkező adatokat közvetlenül továbbítja az adóhatóság felé. Ezt a hitelesítést egy szoftver önmagában nem tudja megszerezni: eszközre és engedélyre szól.
Ebből következik minden gyakorlati tulajdonsága: nem lehet szabadon módosítani, nem lehet bármilyen gépre feltelepíteni, a szervizelése kötött, és a nyugtaadás módja is szabályozott. Cserébe a nyugta és a hozzá tartozó adatszolgáltatás hatósági szemmel rendben van.
Mi a kasszaprogram – és mi nem
A bolti szoftver egészen más feladatra készül. Azt tartja nyilván, mi van a polcon, mi fogyott, mennyiért vetted és mennyiért adtad, ki mit csinált a kasszánál, mennyi a készleted értéke, és mit kell rendelni. Vagyis a bolt vezetéséhez ad eszközt, nem a hatósági nyugtaadáshoz.
Ez nem kevesebb és nem több – más. A pénztárgép arra a kérdésre válaszol, hogy a bevétel megfelelően dokumentált-e. A kasszaprogram arra, hogy a boltod nyereséges-e, és hogy holnap mit kell rendelned. A két kérdés egyszerre létezik.
A nextraktár nem hitelesített online pénztárgép
Mondjuk ki tisztán, mert ez a legfontosabb mondat ebben a cikkben: a nextraktár bolti szoftver, nem NAV-hitelesített online pénztárgép, és nem is helyettesíti azt. A kasszán nyomtatott blokk nem adóügyi bizonylat, és ma nem megy az adóhatóság felé. Ha a tevékenységedhez hitelesített pénztárgép kell, azt a nextraktár mellett kell megoldanod.
Hol találkoznak mégis a hatóság felé
Van egy pont, ahol a bolti szoftver is kapcsolatban áll az adóhatósággal, és ez a számla – nem a nyugta. A kettőt érdemes fejben is szétválasztani, mert a szabályaik is külön úton járnak.
- A kimenő áfás számlát a nextraktár kasszájából a bekötött számlázó – a NextBill, a Számlázz.hu vagy a Billingo – állítja ki, és az küldi be az Online Számla rendszerbe. A NextBill bekötése díjtalan, a havidíja külön fizetendő – NextRaktár-előfizetőknek kedvezménnyel.
- A bejövő szállítói számlák a NAV-ból lekérdezhetők – ezekből lesz a bevételezés alapja is.
- A kasszán adott blokk viszont nem ezen az úton megy: a nyugtaadás a pénztárgép világa, és a nextraktárból ma semmi nem kerül belőle a hatósághoz.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy cégeknek számlázó nagykereskedés más helyzetben van, mint egy magánszemélyeket kiszolgáló vegyesbolt. Az előbbinél a számlás út önmagában lefedheti a napi működést; az utóbbinál a nyugtaadás kérdése megkerülhetetlen.
Kell-e neked pénztárgép?
Erre a kérdésre ez a cikk szándékosan nem válaszol, és óvatosan bánj minden olyan forrással, amelyik magabiztosan igent vagy nemet mond. A kötelezettség tevékenységi körhöz kötött, a besorolás pedig változhat – egy magabiztos, de elavult mondat itt többet árt, mint használ.
Egy dolgot viszont a NAV egyértelműen kimond: ha a tevékenységed pénztárgép-kötelezett, akkor ahhoz csak online pénztárgépet vagy hardveralapú e-pénztárgépet használhatsz. A NAV ingyenes, telefonra telepíthető felhőalapú e-pénztárgépe ezekre a tevékenységekre nem megoldás.
Amit érdemes tenned, az két lépés, és mindkettő megbízható forráshoz vezet:
- Nézd meg az adóhatóság hatályos tájékoztatóját a saját tevékenységi körödre. Ez az egyetlen forrás, ami biztosan aktuális.
- Beszéld meg a könyvelőddel. Ő ismeri a besorolásodat, és ő az, aki felelősséggel tud nyilatkozni róla.
Miért nincs ebben a cikkben paragrafus és dátum
Mert egy jogszabályi hivatkozás elavul, a cikk pedig ott marad. Ebben a cikkben ezért nincs konkrét díjtétel, hatálydátum vagy jogszabályhely. Ami itt le van írva, az a két rendszer működésének a különbsége; a hatályos kötelezettség a hivatalos tájékoztatóban van.
Ha mindkettő kell: hogyan férnek meg egymás mellett
Ez a leggyakoribb valós helyzet, és nem is szokatlan: a pénztárgép elvégzi a hatósági nyugtaadást, a bolti szoftver pedig mindent, ami a bolt vezetéséhez kell. A kettő megfér egymás mellett a pulton, ahogy a bankkártya-terminál is külön eszközként áll ott.
A gyakorlati kérdés ilyenkor az, hogy ne kelljen mindent kétszer beütni. Erre boltmérettől és forgalomtól függően többféle munkamenet van – érdemes a bemutatón kifejezetten erre rákérdezni, a saját napi rutinodat elmondva. Ez az a pont, ahol az általános válasz semmit nem ér.
Ami viszont mindenképp igaz: a készlet, az árrés és a rendelés kérdését a pénztárgép nem oldja meg, és nem is arra való. Ha ezekre keresel megoldást, akkor bolti szoftvert keresel – függetlenül attól, hogy a nyugtaadást hogyan kell megoldanod.