Mennyibe kerül valójában egy kasszarendszer?

Amikor valaki kasszarendszert keres, általában egyetlen számot néz: a havidíjat. Ez érthető, de félrevezető – nagyjából annyira, mintha egy autót kizárólag a törlesztőrészlet alapján választanál.

Mi számít kasszarendszernek?

A kasszarendszer nem egyetlen termék, hanem a pult mögötti teljes megoldás: a kasszaprogram, amelyen eladsz, a gép és az eszközök, amelyeken fut, és egyre gyakrabban a készlet, a számlázás és a könyvelőnek szóló export is. Az ajánlatok ezért nehezen vethetők össze: az egyik szolgáltató mindezt egy díjért adja, a másiknál ugyanez három külön szerződés.

Két dolgot érdemes az elején szétválasztani. Az egyik a kasszaprogram, a másik az adóügyi nyugtát adó pénztárgép – a kettő nem ugyanaz, és nem mindenkinek kell mindkettő. Erről részletesen az online pénztárgép és a kasszaprogram különbségéről szóló cikkünk ír, a pénztárgép két mai fajtájáról pedig a hardveralapú és a felhőalapú e-pénztárgépet összevető.

Öt tétel, amiből a költség összeáll

• A szoftver díja. Ez a látható rész. Érdemes megnézni, mi számít bele: hány gép, hány felhasználó, hány termék, és mi az, ami külön csomag.
• A hardver. Gép, vonalkódolvasó, nyomtató – és ha a tevékenységed pénztárgép-kötelezett, maga a pénztárgép is. Sok rendszer saját, kötelező hardvert ír elő: ez egyszeri, de tetemes tétel, és a váltást is megdrágítja.
• A bevezetés. A terméklista rendbetétele, a nyitókészlet felvitele, a beállítások. Ez a legtöbb boltnál munkaóra, nem számla – de attól még költség.
• A tanulás. Amíg a rendszer új, lassabb a kiszolgálás. Két nap türelmetlen vevő is pénz, még ha nem is jelenik meg sehol.
• A hibák ára. Az elmaradt bevételezés, a rosszul számolt betétdíj, a nem stimmelő készlet miatt visszamondott rendelés. Ez a legnagyobb és a legkevésbé látható tétel.

A tétel, amit szinte mindenki kihagy

A mostani megoldásod is kerül valamibe. Ha ma füzetben vagy táblázatban vezeted a készletet, annak nincs havidíja – de van napi fél órája, meg a hónap eleji keresgélése a könyvelőnek, meg az a bizonytalanság, hogy a polcon tényleg az van-e, ami a listán.

Ezt az összeget nem kell pontosan kiszámolni, elég megbecsülni: hány óra megy el hetente adminisztrációra, és mennyit ér neked egy óra. A legtöbb bolt itt lepődik meg a legjobban – nem azon, hogy mennyibe kerül a program, hanem azon, hogy mennyibe kerül a mostani állapot.

A drágább rendszer nem mindig a drágább

Két ajánlat közül a magasabb havidíjú lehet olcsóbb, ha kevesebb munkát hagy rád. A kérdés nem az, melyik szám kisebb, hanem hogy melyik oldalon van a munka: nálad vagy a programban. Ha egy olcsóbb rendszerben minden bevételezést kézzel kell rögzíteni, akkor a különbözetet hetente visszafizeted a saját idődben.

Ezért érdemes a döntést nem az árlistán kezdeni, hanem a saját heteden. Írd össze, mi az a négy-öt művelet, ami a legtöbb időt viszi el – bevételezés, árazás, napi zárás, leltár, könyvelői anyag –, és minden ajánlatnál csak azt nézd, hogy ezekkel mi történik. A többi funkció szép, de nem ezekből fog megtérülni.

Hét kérdés, mielőtt aláírsz

Ezek a kérdések bármelyik szolgáltatónál működnek, és a válaszokból többet tudsz meg, mint az árlistából:

• Mi történik, ha elmegy az internet? A kassza megáll, vagy tovább tud dolgozni?
• Kötelező-e a szolgáltató hardverét megvenni, vagy a meglévő eszközeim is jók?
• Ki viszi fel a nyitókészletet, és mennyi időbe telik?
• Hogyan jutok hozzá a saját adataimhoz, ha egyszer váltani akarok?
• A számlázás és a NAV-beküldés benne van, vagy külön szolgáltatás kell hozzá?
• Mi van benne az alapdíjban, és mi az, ami menet közben derül ki, hogy külön csomag?
• Meg tudod nézni a saját áruddal, mielőtt döntesz?

Nálunk hogyan néz ki

A saját árainkat itt szándékosan nem írjuk le, mert egy cikkbe másolt szám előbb-utóbb elavul – az aktuális alapdíj és a modulok árai az árak oldalon vannak, ahol a kalkulátor rögtön a havidíjat is mutatja. A szerkezet viszont nem változik: alapdíjat fizetsz, és ahhoz csak azokat a modulokat választod, amelyeket használsz. Az alapdíjban benne van egy bolt és egy gép, korlátlan termékkel és felhasználóval; minden további gépnek havidíja van. Két vagy több boltra nincs listaár, arra egyedi ajánlatot adunk. Beüzemelési díj, jutalék és hűségidő nincs.

A fenti kérdésekre a mi válaszaink:

• A kassza internet nélkül is megy: az adatok a boltban, a saját Főgépeden vannak. Csak az aktiváláshoz kell egyszer internet. Hogy ez miért számít, arról a kassza internet nélküli működéséről szóló cikkünk ír.
• Nem kell tőlünk hardvert venned: a program Windows 10 vagy 11 rendszerű gépen fut, USB-s vonalkódolvasóval és hőnyomtatóval.
• A számlázó be van építve: a kimenő áfás számlát kiállítja és jelenti a NAV-nak, külön előfizetés nélkül.
• Az adataidat Excelbe és könyvelői csomagba exportálhatod. Ezt a lemondás előtt érdemes megtenni, mert az előfizetés lejárta után a program lezár.
• A nextraktár nem online pénztárgép. Ha a tevékenységedhez pénztárgép kell, annak a költségével külön számolj.

Mielőtt döntesz, nézd meg magad. Ingyenes próbaidőszak nincs, de a program 30 napig mintaadatokkal kipróbálható, és foglalhatsz egy húszperces élő bemutatót is, ahol egy munkatársunk végigmegy veled a programon, te pedig a saját folyamataidra kérdezhetsz rá. Épp azért, hogy a fenti kérdésekre adott válaszainkat ne elhinned kelljen, hanem magad ellenőrizhesd.