A vonalkód nem a termék neve, hanem a termék azonosítója. Ez a különbség adja az egész erejét: nem kell elolvasni, nem kell begépelni, nem lehet félreérteni. A kassza beolvassa, és pontosan tudja, mi az.
A gyakorlatban viszont a bolt árukészlete nem ilyen tiszta. Van, aminek nincs kódja. Van, aminek több is. És van, amit a szállító minden szállítmányban máshogy csomagol.
Miért van egy terméknek több kódja
A leggyakoribb eset a gyűjtőcsomagolás. A darabos üdítőnek van saját kódja, a hatos gyűjtőnek egy másik – pedig a polcon ugyanaz a termék áll. Ha a rendszer ezt két külön terméknek látja, akkor kettéválik a készleted, és egyik szám sem lesz igaz.
- Gyűjtő és darab: ugyanaz az áru, két kód. A bevételezés gyűjtővel jön, az eladás darabbal megy.
- Csomagolásváltás: a gyártó új kódot ad ugyanannak a terméknek. A régi készlet még a polcon van, az új már érkezik.
- Több beszállító, ugyanaz az áru: mindegyik a saját kódjával küldi.
- Akciós kiszerelés: időszakosan más csomagolás, más kód, ugyanaz a termék.
Ezért fontos, hogy egy termékhez több vonalkód is tartozhasson. A nextraktárban ez így működik: a kasszán bármelyik kódot olvasod be, ugyanaz a termék jön fel, és ugyanabból az egy készletből fogy. A további kódoknál azt is megadhatod, hány darabot jelent a beolvasás – így a hatos gyűjtő kódja hat darabot von le a készletből, nem egyet.
Amikor nincs kód a terméken
Zöldség, pékáru, kimért áru: ezeken nincs gyári kód. Két megoldás van, és mindkettőnek ára van. Az egyik, hogy a pénztáros rövid kóddal vagy a terméklistából választja ki – ez gyors, de csak addig, amíg a lista kezelhető méretű. A másik, hogy saját vonalkódos címkét nyomtatsz rá – ez pontos, de napi munka. A nextraktárban mindkettő megy: a kód nélküli árunak rövid PLU-kódot adhatsz, amit a pénztáros begépel, és vonalkódos címkét is nyomtathatsz.
Amit érdemes eldönteni: melyik termékkörnél éri meg a címkézés. Általában ott, ahol sok a tétel és fontos a pontos készlet. Ahol keveset adsz el belőle, ott a keresés is elég.
Amikor a kód ismeretlen
A pult mögött ez a leggyakoribb elakadás: az olvasó csippan, de a program nem ismeri a kódot. Ilyenkor két rossz szokás alakul ki. Az egyik, hogy a pénztáros beüti egy hasonló termék árát – ettől a készlet két helyen is elromlik. A másik, hogy a „vegyes” gyűjtőtételre könyveli, ami után már senki nem tudja, mi fogyott.
A jó megoldás az, ha az ismeretlen kód a helyszínen felvehető: a pénztáros rögzíti a terméket, és a nap végén valaki átnézi az így keletkezett tételeket. Így a sor nem áll meg, a hiány pedig nyomot hagy – ez a lista mutatja meg, mi maradt ki a törzsből. A nextraktár ismeretlen kódnál felajánlja az új termék felvételét, a beolvasott kóddal előre kitöltve – ha a pénztárosnak erre van jogosultsága.
A vonalkód a leltárnál mutatja meg magát
A kasszánál a vonalkód kényelem. A leltárnál viszont ez dönti el, hogy a művelet órákig vagy napokig tart. Beolvasod a kódot, beírod a darabszámot, mész tovább – nem kell listán keresgélni, és nem kell utólag kibogozni, melyik sor mire vonatkozott.
A nextraktárban ehhez nem kell külön eszköz: a telefonos leltárban a telefon kamerája olvassa a kódot. Így a leltár nem tolódik el addig, amíg valaki elő nem keríti a kézi olvasót.
A leggyakoribb hiba
Ha egy termék véletlenül kétszer szerepel a törzsben – két néven, két kóddal –, akkor a készlete is kettéválik, és egyik oldal sem stimmel. Érdemes időnként rákeresni a gyanúsan hasonló nevekre; ez az a hiba, ami magától soha nem tűnik el.
Amit érdemes ellenőrizni
- Tartozhat-e egy termékhez több vonalkód a rendszeredben?
- A gyűjtős és a darabos kiszerelés egy termék-e, vagy kettő?
- A kód nélküli áruknál mi a bevett módszer, és mindenki ugyanazt csinálja-e?
- A leltárhoz milyen eszköz kell, és van-e belőle elég?
- Van-e a törzsben duplán felvett termék?
Erre az öt kérdésre a legtöbb boltban tíz perc alatt megvan a válasz – és rendszerint kiderül belőle, hol csúszik el a készlet.